Vorige keer schreef ik over hoe je inzicht kan verkrijgen in hoe je je tijd daadwerkelijk doorbrengt en hoe je wat ruimte maakt in je week.
Ik ben niet ingegaan op het daadwerkelijk maken van de planning. Deze week ga ik wat handvaten geven over hoe je een planning kan maken en hoe je daarover kan nadenken. En nee het gaat niet (altijd) over efficiëntie
Plan met consistentie in je achterhoofd.
We hebben 1 nieuw doel voor ogen, iets waar we meer mee willen doen en waar we wat in willen bereiken. Om beter in iets te worden, wat het ook is, is consistent werken eraan van het grootste belang. Het moet als het ware een gewoonte worden. Onderdeel uit gaan maken van je wekelijkse routine.
Voordat het een gewoonte kan worden, en we het als vanzelf gaan doen, daar gaat wat tijd overheen. Dus moeten we het eerst zeer bewust gaan opnemen in onze planning. En deze planning moet echt haalbaar zijn.
Om er zeker van te zijn dat we dit over lange termijn kunnen, is adem ruimte in de planning belangrijk. Niet alleen in pure tijd maar ook in bewuste pauzes en herstel momenten. Alleen dan ben je in staat om het vol te houden. Het gaat er dus niet om zoveel mogelijk te doen, maar om je ritme op de lange duur vast te kunnen houden, het is geen sprint maar een marathon.
Hoe brengen we het ritme en consistentie in de planning ?
We weten hoeveel tijd we besteden aan alle activiteiten, we hebben de wijzigingen gemaakt. Zaken geschrapt, en tijd per activiteit beperkt.
Dus hoe maken we plek voor ons nieuwe doel en alles wat daarvoor gedaan moet worden?
We hebben de ruimte, dus nu gaan we deze deels invullen met de verschillende activiteiten voor het doel. Zorg ervoor dat het in een week minimaal 3 momenten zijn. 3 momenten is het minimum om ergens een gewoonte van te maken. Ga niet gelijk voor grote tijdsblokken maar begin klein. Laten we zeggen 2 blokken van een uur en 1 van 1,5 uur. Neem 5 tot 10 minuten pauze ieder half uur. Dus hoe ziet zoiets er dan uit ?
| Time | Activity | Duration |
|---|---|---|
| 8:00 - 8:45 | Meeting | 0:45 |
| 8:45 - 8:55 | Break | 0:10 |
| 9:00 - 9:30 | Focus work | 0:30 |
| 9:30 - 9:35 | Break | 0:05 |
| 9:35 - 10:05 | Focus work | 0:30 |
| 10:05 - 10:15 | Break | 0:10 |
| 10:15 - 10:30 | Emails | 0:15 |
Waarom hebben we pauzes nodig ?
Pauzes hebben we nodig, niet alleen om rust te nemen en te herstellen, het belangrijkste is dat de hersenen tijd nodig hebben om de gedane arbeid te verwerken. Rust geeft onze hersenen de mogelijkheid om de informatie te onthouden en een plek te geven.
Daarnaast heeft iedereen een beperkte voorraad cognitieve energie op een dag. Dingen als het lezen van een ingewikkeld boek, of een handleiding. Werken aan oplossingen voor complexe problemen enzovoorts.
Als je erg goed getraind bent kan je dit ongeveer 4 uur per dag volhouden, echt geconcentreerd werk dus, en dat kost heel veel energie. Om dat 4 uur vol te kunnen houden heb je herstel momenten tussendoor nodig. Je hebt de pauzes nodig om het hoge niveau van concentratie vast te kunnen houden. En om even uit je stoel te komen. Dus om deze uren te laten tellen, heb je rust nodig.
Maar ik werk 8 uur per dag ?
Inderdaad en de meeste mensen doen dat, nog zonder reistijd. Gelukkig zijn veel taken op het werk niet perse hoog concentratie taken. Veel taken zijn laag cognitieve taken voorafgaand aan hoog cognitieve taken. Eigenlijk gewoon uren die nodig zijn om door een taak heen te komen.
Het vinden van een goede oplossing voor de hoog cognitieve taken, zijn dezelfde als die je ook voor je planning thuis hebt gebruikt. Dus ook als je werkt neem pauzes tussendoor, zorg voor tijd tussen meetings, mails enzovoorts. Blok uren voor hoog cognitieve taken. Doe geen back to back meetings. En ga vaker nee zeggen. Dit voelt tegendraads aan het efficiency denken, maar uiteindelijk wordt het werk dat je oplevert van hogere kwaliteit en doe je uiteindelijk meer.
Je hebt ook in je werk tijd nodig om informatie te verwerken na een meeting, problemen op te lossen. Door de hogere kwaliteit en betere planning kan je langer op hoog niveau bezig blijven en ben je efficiënter. Zie, daar is ook de efficiëntie eindelijk.
Dus om energie te sparen voor je activiteiten na het werk is het toepassen van de nieuwe planningstactiek op je werk de oplossing. Dus neem rust, laat je kalender niet vollopen en blok tijd voor hoog cognitieve werkzaamheden.
Hoog cognitieve taken en de omgeving.
Werk dat een hoop vraagt van het brein, zoals oplossingen voor problemen vinden of nieuwe vaardigheden leren, hebben een goede omgeving nodig om je te kunnen concentreren. Moeilijke dingen doen goed doen kost al je vermogen en dan is de omgeving van groot belang.
De belangrijkste is geen afleiding, dus geen telefoon, het liefst geen schermen en als een computer dan toch nodig is, geen internet connectie.
Zorg ervoor dat er op je bureau niets meer staat dan strikt noodzakelijk en schrijf je notities op, Jazeker schrijven dus en niet tikken. Op papier, je brein kan het dan makkelijker verwerken en onthouden. Dus pak je favoriete schrijfgerei en schrijf, teken, alles wat helpt om je gedachten te ordenen en helpen met onthouden.
Zet een wekker en hou even pauze ieder half uur. Je moet dit soort concentratie blokken oefenen. We leven in een wereld waar afleiding de norm is en het dus niet makkelijk is om geconcentreerd te blijven. Na de eerste paar pogingen zal je zeker moe zijn.
De wekelijkse planning
Je wekelijkse planning is een overzicht van al je belangrijke taken en activiteiten. Belangrijker zijn je momenten van rust en herstel die je opneemt. En bij voorkeur zijn er 1 of 2 momenten in de week waarin je niets plant. Gewoon dat je lekker kan rondhangen en doen wat ik je opkomt. Dat geeft de ruimte om los te komen van alle geplande zaken en geeft de energie om op lange termijn door te kunnen werken. Resultaten komen door de dingen over een lange periode van tijd op geregelde momenten te doen. Het ritme dus. Dat werkt veel beter dan eens in de paar maanden heel veel tijd vrijmaken voor je passie en vervolgens weer maanden geen tijd eraan kunnen besteden.
En vergeet vooral geen plezier te hebben in alles wat je doet !